Ontruimingsplan maken: stappenplan en gratis template

Vraag in een training waar het ontruimingsplan ligt en je hoort: "bij de receptie, in een map". Vraag wat erin staat en het wordt stil. Bijna elk bedrijf heeft zo'n plan. Bijna niemand op de werkvloer weet wat erin staat. Een ontruimingsplan maken is gelukkig niet ingewikkeld: één rondje door je pand, een middag schrijven en daarna vooral oefenen. Hieronder lees je wanneer het verplicht is, wat erin moet en hoe je het in zes stappen opstelt. En omdat niemand graag met een leeg vel begint: een gratis template in Word, zonder dat je je e-mailadres hoeft achter te laten.

Gratis download, geen e-mailadres nodig

Template en voorbeeld ontruimingsplan

Een invultemplate volgens de opbouw van NEN 8112, met rolkaarten, drie voorbeeldscenario's en een oefenlogboek. Alles wat grijs is vul je zelf in. Reken op een uur werk en één rondje door het pand met een plattegrond.

Download de template (Word)Bekijk het voorbeeld (PDF)Checklist voor het rondje door het pand (PDF)

Wat is een ontruimingsplan (en wat is het niet)?

Een ontruimingsplan beschrijft hoe iedereen veilig uit je pand komt als dat moet: wie alarmeert, wie welke ruimte controleert, welke routes je neemt, waar je verzamelt en wie telt of iedereen er is. Het is het draaiboek voor de eerste tien minuten van een incident, opgeschreven vóórdat het incident er is.

Drie documenten worden vaak door elkaar gehaald:

• Het BHV-plan beschrijft de hele bedrijfshulpverlening: organisatie, opleiding, middelen, eerste hulp, brand én ontruiming. Het ontruimingsplan is daar een onderdeel van. Hoe je dat bredere plan opzet lees je in BHV-plan maken.
• Het ontruimingsplan, ook wel nood- en ontruimingsplan of calamiteitenplan genoemd, gaat alleen over alarmeren, ontruimen en verzamelen. Dit artikel gaat daarover.
• De vluchtplattegrond aan de muur is de samenvatting voor bezoekers: routes, blusmiddelen en verzamelplaats op één tekening. Een plattegrond zonder plan erachter is een poster.

Is een ontruimingsplan verplicht?

Kort antwoord: bij een brandmeldinstallatie is een ontruimingsplan wettelijk verplicht, en zonder brandmeldinstallatie kom je er in de praktijk ook niet onderuit.

De harde regel staat in het Besluit bouwwerken leefomgeving, artikel 6.20: een gebouw met een verplichte brandmeldinstallatie heeft een ontruimingsplan, en er moeten voldoende mensen zijn aangewezen om die ontruiming uit te voeren. Of jouw pand zo'n installatie moet hebben, hangt af van de functie en de grootte van het gebouw. Grotere kantoren, hotels, zorg, kinderopvang en onderwijs vallen er meestal onder. Twijfel je, vraag het na bij de brandweer of je gemeente; die weten precies wat er voor jouw gebouw geldt.

Geen brandmeldinstallatie? Dan verplicht de Arbowet je nog steeds om bedrijfshulpverlening te organiseren, en het alarmeren en evacueren van iedereen in het pand is daar volgens artikel 15 letterlijk een taak van. Bij een controle vraagt de Arbeidsinspectie hoe je dat geregeld hebt. Zonder plan op papier heb je daar geen antwoord op. Daarom is mijn advies simpel: iedereen met personeel maakt er een. Voor een kantoor met twintig mensen is dat vier kantjes, geen boekwerk.

Nog twee dingen die ik vaak hoor:

• "Moet dat volgens NEN 8112?" Die norm is niet wettelijk verplicht, maar brandweer en inspectie gebruiken hem wel als maatstaf voor wat een goed plan is. De template hierboven volgt die opbouw, dus je zit automatisch goed.
• "We hebben een plan, dus we zijn klaar." Oefenen hoort erbij. Een plan dat nooit beoefend is, is een aanname. Hoe je dat aanpakt lees je in ontruimingsoefening organiseren.

Wat staat er in een ontruimingsplan?

Volg de opbouw van NEN 8112 en je hebt alles wat brandweer en inspectie verwachten:

1. Gegevens van gebouw en organisatie: adres, verdiepingen, aantal aanwezigen (ook bezoekers en de avond- of weekendbezetting) en de bijzondere risico's uit je RI&E.
2. Alarmering en melding: hoe klinkt het alarm, wie belt 112, wie zet de brandmeldinstallatie in werking en hoe waarschuw je mensen als je geen installatie hebt.
3. De ontruimingsorganisatie: welke rollen er zijn (hoofd BHV, BHV'ers per zone, receptie, directie) en wie ze op welke dag vervullen.
4. Vluchtroutes en verzamelplaats: per verdieping de hoofdroute en het alternatief, de verzamelplaats en waar je heen gaat als die niet bruikbaar is.
5. Plattegronden: per verdieping, met de symbolen van NEN 1414, de blusmiddelen, de AED, de nooduitgangen en een "u bevindt zich hier".
6. Scenario's: wat er per rol verandert bij brand, iemand onwel, een gaslucht of een dreiging van buiten.
7. Instructies voor medewerkers en bezoekers: de korte regels die iedereen moet kennen, plus rolkaarten om op te hangen.
8. Oefenen en beheer: wanneer je oefent, wie het plan bijhoudt en een logboek van oefeningen en wijzigingen.

Het gaat om de inhoud, niet om de dikte. Ik zie liever vier kantjes die kloppen dan veertig die niemand leest.

Ontruimingsplan maken in 6 stappen

Stap 1: loop één keer door het pand

Pak een plattegrond en de checklist en loop je gebouw door alsof je er voor het eerst bent. Waar hangen de blussers en welk type zijn het? Waar is de AED, en zit de kast op slot? Welke deuren gaan na zessen op slot? Waar staan de pallets die de nooduitgang "tijdelijk" blokkeren? Wie zit er 's avonds nog, en wie kan niet zelfstandig de trap af?

In bijna elke training blijkt de plattegrond bij de receptie van vóór de verbouwing te zijn. Dat rondje is dus geen formaliteit, het is je belangrijkste bron.

Stap 2: bepaal de rollen, niet de namen

Werk met functies: hoofd BHV, BHV'er per zone, receptie of beheerder, directie. Namen en telefoonnummers zet je in een bijlage die je elk kwartaal ververst. Beschrijf per rol wat die doet bij een alarm en zorg dat elke rol op elk moment bezet is, ook bij ziekte en vakantie. Hoeveel BHV'ers je daarvoor nodig hebt bepaalt je RI&E, niet een vuistregel.

Stap 3: leg de alarmering vast

Beschrijf hoe het alarm klinkt en wie het inzet. Met een brandmeldinstallatie is dat de handmelder en het ontruimingssignaal. Zonder installatie moet je iets afspreken: roepen op de afdeling, een telefoonboom, een groepsapp. Leg vast wie 112 belt en wat die meldt (adres, wat er aan de hand is, gewonden) en wie de brandweer opvangt bij de ingang. Bel altijd zelf 112, ook als je installatie doormeldt. Je weet nooit zeker wat er aan de andere kant gebeurt.

Stap 4: vluchtroutes, verzamelplaats en plattegrond

Bepaal per verdieping de hoofdroute en een alternatief voor als die geblokkeerd is. Kies een verzamelplaats die ver genoeg van het pand ligt, niet in de aanrijroute van de brandweer en groot genoeg voor iedereen, en spreek een tweede af voor als de eerste niet bruikbaar is. Zet dat op een plattegrond met de standaardsymbolen van NEN 1414 (de pictogrammen volgens ISO 7010) en hang die op elke verdieping, met "u bevindt zich hier". Deel je het pand met andere bedrijven, spreek dan met de gebouwbeheerder één alarm, één verzamelplaats en één telling af. Twee plannen voor één trappenhuis werkt niet.

Stap 5: schrijf drie scenario's

Brand, iemand onwel of gewond, en een dreiging van buiten (gaslucht, brand bij de buren, verzoek van de politie). Per scenario één regel die voor iedereen geldt en daaronder per rol wat er in dít geval bijkomt. Heb je gevaarlijke stoffen, een kinderdagverblijf of een evenementenzaal, voeg dan een scenario toe dat daarover gaat. Drie goede scenario's die kloppen voor jouw pand zijn meer waard dan tien uit een boekje.

Stap 6: vaststellen, ophangen, oefenen

De directie tekent het plan, want zij is eindverantwoordelijk. Daarna: rolkaarten ophangen waar die persoon werkt, de instructie voor medewerkers in de inwerkprocedure zetten en binnen een paar maanden oefenen. Plan een vaste datum voor de jaarlijkse herziening en pas het plan direct aan bij een verbouwing, verhuizing of nieuwe BHV'ers. Noteer elke oefening en wijziging in het logboek. Bij een controle is dat je bewijs.

Stappenplan ontruiming: wat doet de BHV'er als het alarm gaat?

Het plan is voor de kast, dit is wat er op de vloer gebeurt. In de volgorde die ik in elke training oefen:

1. Melding beoordelen. Waar is het, wat is het, zijn er gewonden? Bij brand: niet twijfelen, ontruimen.
2. Alarmeren. Ontruimingsalarm in werking, 112 bellen (zelf, ook bij doormelding), hoofd BHV informeren.
3. Ontruimen per zone. Elke BHV'er loopt zijn eigen deel: alle ruimtes, ook de toiletten en het magazijn. Deuren dicht, niet op slot, geen lift.
4. Minder zelfredzamen begeleiden. Wie vooraf als buddy is aangewezen haalt die collega op. Dat regel je in stap 2, niet tijdens het alarm.
5. Verzamelen en tellen. Op de verzamelplaats telt de receptie of het hoofd BHV met de presentielijst. Wie mist er, en waar is die voor het laatst gezien?
6. Overdragen aan de brandweer. Waar de brand is, wie er vermist wordt, welke gevaarlijke stoffen er liggen. Daarna gaat niemand terug naar binnen tot de brandweer het pand vrijgeeft.
7. Nazorg en evaluatie. Wat ging goed, wat niet, en wat pas je aan in het plan? Ook na een oefening.

Vaste vraag in trainingen: in welk tempo moet je naar buiten? Rustig lopend. Rennen levert een valpartij op in het trappenhuis, en dan heb je twee incidenten.

Gratis template en voorbeeld ontruimingsplan: zo gebruik je hem

De template bovenaan dit artikel is een compleet ontruimingsplan voorbeeld in acht hoofdstukken, in de volgorde van NEN 8112. Je vindt erin: de gegevens van gebouw en organisatie, de alarmering, rolkaarten voor hoofd BHV, BHV'er, receptie en directie, de vluchtroutes en verzamelplaats, een pagina voor de plattegronden, drie uitgewerkte voorbeeldscenario's (brand, iemand onwel, dreiging van buiten) plus een leeg vierde, de instructie voor medewerkers en bezoekers, en een oefenlogboek. De checklist erbij is de lijst voor het rondje door het pand uit stap 1.

Zo gebruik je hem:

1. Print de checklist en loop het pand door. Wat je afvinkt gaat zo de template in; wat je niet kunt afvinken is je eerste actiepunt.
2. Open de Word-versie en vul alles in wat grijs is. Zwarte tekst mag je laten staan of aanpassen als het bij jullie anders werkt.
3. Schrap het scenario dat bij jullie niet kan gebeuren en vul het lege scenario met wat er wél speelt: een gaslek, gevaarlijke stoffen, een bommelding.
4. Laat de directie het plan vaststellen, print de rolkaarten en hang ze op waar die persoon werkt.

Eerlijk verhaal: een template is een kapstok, geen plan. Een klant van mij had zijn RI&E met een AI-tool laten schrijven, en de Arbeidsinspectie keurde hem af omdat er essentiële onderdelen ontbraken. Met een ontruimingsplan werkt het precies zo. Het gereedschap kent je pand niet, je mensen niet en je installatie niet. Dat rondje uit stap 1 kan niemand voor je doen.

Ontruimingsplan zelf opstellen of laten maken?

Voor een kantoor, winkel of werkplaats in één gebouw, zonder brandmeldinstallatie en zonder gevaarlijke stoffen: zelf doen. Met de template en de checklist ben je een middag bezig, en je kent je pand daarna beter dan welke adviseur ook.

Laten maken is verstandig als je een brandmeldinstallatie met doormelding hebt, meerdere huurders in één gebouw, gevaarlijke stoffen, veel mensen die niet zelfstandig naar buiten kunnen (zorg, kinderopvang) of een locatie met wisselend publiek, zoals een evenementenzaal. Dan wil je een adviseur of je veiligheidsregio die meekijkt en het plan afstemt op de installatie en de vergunning.

Wat dat kost? Als indicatie, op basis van wat adviesbureaus in 2026 online vragen: een compleet plan laten maken zit ruwweg tussen de 700 en 1.200 euro, losse ontruimingsplattegronden volgens NEN 1414 kosten zo'n 35 tot 70 euro per bouwlaag, en de norm NEN 8112 zelf koop je voor ongeveer 65 euro bij NEN. Vraag altijd of de plattegronden en een check op locatie erbij zitten, want daar zit het verschil tussen de pakketten.

Wat wij doen: op aanvraag kunnen we je helpen bij het maken van je ontruimingsplan. Dat begint altijd met dat rondje door je pand, want een plan dat je gebouw niet kent is een template met een ander logo. Samen komen we tot een plan volgens de opbouw van NEN 8112, afgestemd op je installatie, je mensen en je bezoekers, en je BHV'ers weten daarna wat erin staat omdat ze erbij waren. Eén mail met je situatie is genoeg, dan hoor je wat er mogelijk is. Heb je al een plan, dan lopen we dat na tijdens de BHV-training op locatie, in je eigen pand, met de mensen die het straks moeten uitvoeren.

De fouten die ik in bijna elk ontruimingsplan tegenkom

• Namen in plaats van rollen. Het plan noemt Peter als hoofd BHV. Peter werkt hier sinds 2023 niet meer.
• De plattegrond van vóór de verbouwing. De nooduitgang op de tekening is nu een kantine.
• Verzamelplaats in de aanrijroute. Of te dichtbij, onder de gevel waar straks het glas uit komt.
• Niemand weet hoe het alarm klinkt. Test het één keer per jaar met iedereen erbij. Het duurt tien seconden.
• Een pallet voor de nooduitgang. "Tijdelijk", sinds maart.
• De rolkaart hangt niet waar de persoon werkt. In de map bij de receptie helpt hij de BHV'er in het magazijn niet.
• Eén keer gemaakt, nooit meer bekeken. Zet de jaarlijkse herziening in de agenda, gekoppeld aan de ontruimingsoefening.

Actueel houden en oefenen

Herzie het plan bij elke verbouwing, verhuizing, nieuw risico of nieuwe BHV'er, en sowieso één keer per jaar, gekoppeld aan de jaarlijkse ontruimingsoefening. Wat daar misgaat is je verbeterlijst. Zet de preventiemedewerker of het hoofd BHV als eigenaar in het plan, anders is iedereen een beetje verantwoordelijk en dus niemand.

Wil je dat je BHV'ers het plan niet alleen kennen, maar ook kunnen uitvoeren? Dan oefenen we het tijdens de BHV-basiscursus of de jaarlijkse herhaling in jullie eigen pand, met scenario's uit jouw plan. Bereken je prijs en laat in het telefoongesprek of de mailwisseling daarna weten dat er al een plan ligt, dan bouwen we de trainingsdag daarop. Nog geen plan en geen tijd om er een te maken? Stuur me hieronder een mail, dan kijken we of we je kunnen helpen.

Op aanvraag

Hulp bij je ontruimingsplan?

Geen tijd om zelf met de template aan de slag te gaan? Op aanvraag helpen we bij het maken van je ontruimingsplan, altijd na een rondje door je pand. Eén mail is genoeg: de tekst staat al klaar, jij vult de details in.

Mail Kim Stuur een appje Bel 06 44 78 68 83